QUI SOMMES-NOUS ?
Nous travaillons auprès des professions libérales et des entreprises de Rouen métropole depuis 1987, notre EXPERTISE vous assure: UN ACCUEIL PROFESSIONNEL, FIABLE ET SOURIANT AU QUOTIDIEN.
Loin des 35h/semaine, congés obligatoires, maladies et absences diverses, AUXITEL vous assure une présence toute l’année de 8h à 19h du lundi au vendredi, et de 8h à 12h le samedi.
Notre équipe travaille dans un environnement à dimension humaine et convivial pour un travail plus souple et agréable, loin des grandes plates-formes impersonnelles et/ou délocalisées.
Comme VOTRE secrétaire…
Lors de la réception d’un appel, votre dossier est automatiquement à l’écran avec toutes vos données, et ce grâce au Couplage Téléphonie Informatique (CTI):
VOTRE MESSAGE D’ACCUEIL ET VOS DERNIÈRES CONSIGNES,
LES COORDONNÉES DE L’APPELANT ET SON HISTORIQUE D’APPEL, DE RENDEZ-VOUS, DE MESSAGES …
Une secrétaire accueille et renseigne vos correspondants en décrochant à votre nom et en suivant vos instructions, vous met en relation téléphonique avec votre correspondant si nécessaire, note un rendez-vous ou un message avec leurs coordonnées ainsi que l’objet de leur appel, puis vous l’adresse immédiatement par mail, SMS, web ou fax.
Pour que votre accueil téléphonique soit professionnel, fiable et courtois, nous mettons en place: Plus de détails
> DES MOYENS HUMAINS
– un effectif stable, en CDI (ancienneté moyenne supérieure à 5 ans),
– une politique de formation,
– un suivi de qualité,
– un interlocuteur défini pour votre dossier.
> DES MOYENS TECHNIQUES SÉCURISÉS:
– lignes téléphoniques sécurisées avec BACK UP sur numéro de secours et réacheminement via voix sous IP,
– infrastructures en doublon,
– alimentation électrique sécurisée.
> UNE EXPÉRIENCE DÉMONTRÉE:
– acteur sur le marché depuis 1987,
– 120 clients sur 30 métiers différents,
– 300.000 appels par an.
> DES COMPÉTENCES MULTIPLES:
– permanence téléphonique, relève et gestion de standard,
– accueil téléphonique entreprise à valeur ajoutée, HOTLINE, SAV, COMMERCIAL…
– télésecrétariat médical,
– permanence téléphonique avocat.
> UN SUPERVISEUR EN CHARGE:
– du recrutement des assistantes commerciales,
– de la gestion de l’accueil téléphonique,
– du contrôle qualité des appels téléphoniques,
– de collecter les informations de votre dossier,
– de réaliser les scénario des appels téléphoniques.
> UN INFORMATICIEN CHARGE DE:
– garantir la bonne marche de notre standard téléphonique et du parc informatique,
– développer des applications logicielles lorsque le traitement des appels téléphoniques nécessite des connaissances particulières,
– gérer des bases de données.
> UNE SUPERVISEUSE POUR LE SUIVI QUALITÉ:
– des formations,
– contrôle des connaissances.
> UNE FORMATION:
Une chargée de communication réalise un document multimédia d’autoformation. Ce document présente votre entreprise, votre métier, vos produits ou services, notre rôle, le scénario d’appels. Il comporte généralement des documents multimédia, des liens vers votre site web, un lexique etc.
Chaque assistante téléphonique s’autoforme et valide ses connaissances en répondant à un questionnaire informatisé. L’analyse des résultats de ce questionnaire permet à une formatrice de parachever la formation de chaque assistante.
Vous disposez alors d’une équipe d’accueil téléphonique formée et dédiée à votre entreprise.
> UN CONTRÔLE QUALITÉ:
L’accueil téléphonique à valeur ajoutée nécessite un contrôle permanent de la qualité :
– de l’accueil téléphonique,
– du traitement des appels téléphoniques,
– des informations collectées ou fournies.
AUXITEL accorde une grande importance à ce contrôle qualité, et dispose de deux assistantes plateau et de deux responsables de production au service des standardistes et assistantes commerciales.
Une méthode et des outils de contrôle de la qualité d’accueil téléphonique ont été développés et sont sans cesse améliorés.